Proposal pada umumnya disebut rencana kerja suatu kegiatan. Sebelum menggarap suatu proyek, misalnya, tentulah perlu disusun untuk suatu kegiatan. Sebelum menggarap suatu proyek, misalnya tentulah perlu disusun suatu rencana yang berisi strategi pelaksanaan pekerjaan dari awal sampai akhir. Rencana kerja semacam itu yang pada umumnya disusun secara rinci dan mendetail disebut proposal. Rencana kerja penulisan suatu karangan dinamakan outline sebenarnya dapat juga disamakan dengan proposal. Dalam pembangunan sebuah gedung ada proposalnya, yaitu gambar dan maket gedung dalam skala tertentu berikut penjelasannya. Proposal itu secara keseluruhan dinamakan blue print (cetak biru) dari gedung yang akan dibangun.
1. Patokan Merencana
Setiap individu dan organisasi perlu merencanakan kegiatan. Mengapa perlu membuat rencana? Perencanaan akan menetapkan sasaran yang akan dicapai dan akan menentukan prosedur yang terbaik untuk mencapai sasaran tersebut. Selain itu, dalam perencanaan akan tampak sumber daya dan material besert pendukung lain yang diperlukan.
Di dalam proses merencanakan sesuatu, perlu diperhatikan beberapa patokan utama, yaitu kemampuan, kondisi, tanggung jawab, kerja sama, dan orientasi.
1) Kemampuan
Suatu rencana harus disesuaikan dengan kemampuan yang ada terutama kemampuan manusia pendukungnya, fasilitas yang tersedia dan kemampuan keuangan untuk pembiayaan kegiatan yang akan dilaksanakan. Perencanaan yang tidak memperhitungkan dengan cermat kemampuan terssebut tidak apat membuahkan tujuan secara maksimal. Perencanaan yang paling salah adalah perencanaan yang didasarkan pada angan-angan muluk yang penuh dengan ketidakpastian.
2) Kondisi
Pembuatan suatu rencana harus memperhitungkan kondisi objektif poleksosbudag (politik, ekonomi, eosial, budaya, dan agama) masyarakat dan lingkungan di mana kegiatan akan dilaksanakan. Kondisi dan situasi masyarakat dan lingkungan sangat menentukan berhasil tidaknya suatu rencana. Ingatlah masalah poleksosbudag tersebut seringkali sangat peka.
3) Tanggung jawab
Unsur tanggung jawab harus mendasari setiap perencanaan. Tanggung jawab di sini mencakup beberapa segi. Pertama, tanggung jawab tentang pembuatan suatu rencana; kedua, tanggung jawab terhadap akibat dari pelaksanaan suatu rencana; ketiga, tanggung jawab terhadap organisasi; dan keempat, tanggung jawab terhadap masyarakat umum. Jadi, yang hendak ditekankan di sini adalah setiap merencanakan sesuatu, perencananya harus berani bertanggung jawab.
4) Kerja Sama
Berkaitan dengan factor di atas, di dalam sebuah perencanaan harus tergambar adanya kerjasama yang baik antara orang-orang yang menduduko berbagai posisi dalam kegiatan yang akan dilaksanakan. Selain kerjasama antar personal yang bersifat internal, sering kali juga diperlukan kerja sama yang bersifat eksternal, misalnya kerja sama dengan insyansi terkait dan dengan masyarakat umum di tempat pelaksanaan kegiatan. Semua itu harus dipolakan secara jelas dan padu dalam suatu rencana.
5) Orientasi
Suatu rencana harus diarahkan pada suatu yang direkayasa dan yang diharapkan terjadi. Dengan demikian, penyusunan rencana harus berorientasi ke masa depan atau ke masa yang akan datang (future orientation)
2. Struktur Isi Proposal
Isi sebuah proposal ada yang sederhana dan ada pula yang kompleks. Isi proposal yang tergolong sederhana akan meliputi
1) nama kegiatan( judul)
2) dasar pemikiran
3) tujuan dan manfaat
4) ruang lingkup
5) waktu dan tempat kegiatan
6) penyelenggara/panitia
7) anggaran biaya.
Proposal yang kompleks, selain berisi tujuh butir tersebut di atas, umumnya ditambah dengan butir pendahuluan, tema, bentuk, metodologi, sasaran, dan butir-butir lain yang diperlukan sebelum butir yang terakhir, penutup. Nama-nama butir itu dapat beragam sesuai dengan besar kecil dan jenis kegiatan yang direncanakan.
Arti uraian di atas agaknya dapat diketahui bahwa isi utama sebuah proposal paling sedikit mencakup tujuh butir tersebut. Ketujuh hal pokok itu wajib ada dalam setiap proposal. Namun, nama butir yang ditampilkan sebagai subjudul bisa saja kurang dari tujuh karena dalam praktiknya beberapa butir dapat saja digabung ke dalam satu subjudul. Yang penting, inti ketujuh aspek wajib itu harus tercermin dalam keseluruhan subjudul yang ada.
Adapun pemakaian butir-butir lain dapat diselaraskan dengan kebutuhan. Jika kegiatannya mempunyai tema, barulah butir tema dipakai dalam proposalnya. Butir atau subjudul metodologi baru dipakai dalam proposal penelitian yang bersifat ilmiah.
2.1 Nama Kegiatan
Nama kegiatan yang akan dilaksanakan tercrmin dalam jdul proposal. Perumusan judul dimulai dari lahirnya ide atau gagasan tentang perlunya suatu kegiatan. Ide atau gagasan dapat muncul dari suatu teori, konsep pemikiran, gejala tertentu, atau dari persepsi individu. Dari ide yang munul dapat diformulasikansatu permasalahan dalam beberapa kata atau kalimat pendek untuk diambil intinya. Inti permaslahan itulah yang akan menjadi judul sebuah proposal. Dengan pekayaan lain, sebuah judul harus mencerminkan adalnya permasalahan.
2.2 Dasar Pemikiran
Dasar pemikiran dalam sebuah proposal berisi pokok-pokok pemikiran dan alas an perlunya melaksanakan kegiatan tertentu. Dasar pemikiran ini dapat disamakan dengan alas an pemilihan judul dalam penulisan skripsi. Subjudul sering dipakai untuk menandai bagian ini dalam proposal di samping dasar pemikiran, adalah latar belakang permasalahan.
Di dalam latar belakang permaalahan terkandung informasi, pengamaran, gejala-gejala, dan pendapat yang mengargumentasikan pentingnya kegiatan yang akan dilaksanakan. Setelah membaca bagian ini diharapkan para penilai proposal memahami konsep dasar pemikiran pentusun atau pembuat proposal.
2.3 Tujuan dan Manfaat Kegiatan
Setiap kegiatan pasti mempunyai tujuan. Hal itu ligos dan alami. Masalahnya sekarang, tujuan itu harus dijabarkan supaya tampak kemanfaatannya. Pentusun proposal perlu merumuskan tujuan sedemikian rupa agar tarher yang akan dicapai serta nilai tambah yang akan diperoleh dapat dirasakan oleh pembaca proposal.
Sangat perlu disadari oleh setiap penyusun proposal bahwa perumusan tujuan merupakan butir yang strategis dalam setiap proposal, lebih-ebih dalam proposal yang memerlukan dukungan para sponsor atau penyandang dana. Karena itu, para pentusun proposal hendaknya terampil menonjolkan suatu kegiatan beserta mangaat yang akan diperoleh, baik mangaat komersial maupun manfaat nonkomersial.
Pada umumnya, tujuan di dalam sebuah proposal dapat dibagi atas tujuan jangka pendek dan tujuan jangka pandang; sedangkan mangaat dalam sebuah proposal dibagi atas manfaat bagi individu tertentu, manfaat bagi organisasi, dan manfaat bagi masyarakat umum (manfaat social).
2.4 Ruang Lingkup Kegiatan
Ruang lingkup atau cakupan kegiatan yang akan dilakukan harus jelas batas-batasnya. Artinya, penyusun proposal perlu menetapkan seara tegas dan pasti ruang lingkup wilayah, kelompok peserta, pokok bahasan (materi), dan aspeklain yang memerlukan patokan-patokan pembatas. Hal ini akan sangat membantu para pembaca proposal untuk mengetahui keleluasaan dan kedalaman materi yang menjadi objek dan subjek perencanaan.
2.5 Waktu dan Tempat Kegiatan
Rasanya tidak sulit sama sekali menuliskan kapan dan di mana suatu kegiatan yang akan dilaksanakan. Tetapi masalahnya, tidaklah sesederhana itu. Penentuan waktu yang tidak te[at dan pemilihan lokasi yang ridak cocok mengakibatkan suatu aktivitas kurang berhasil, atau bahkan gagal.
Jadi, menentukan waktu dan tempat yang tepat sangatlah penting dalam penulisan proposal. Jika waktu dan tempat, atau salah satu dari keduanya tidak dietujui oleh penilai proposal, tentulah proposal akan ditolak.
2.6 Penyelenggara Kegiatan
Penyelenggara suatu kegiatan boleh saru orang dan boleh lebih, bergantung kepada besar kecilnya kegiatan. Jika pelaksanaannya hanya satu orang, berarti proposalnya mewakili probadi. Jika pelaksanaannya merupakan saru tim, berarti proposalnya mewakili organisasi/ kelompok.
Seseorang yang mengajukan proposal pribadi hendaklah mencantumkan identitas diri dalam proposalnya. Lebih baik kalau ia melampirkan riwayat hidup atau curriculum vitae. Pengajuan proposal oleh saru tim, cukup mencantumkan identitas ketua tim untuk mewakili kelompoknya.
Para penyusun proposal dari saru tim kiranya perlu menyeleksi kualifikasi dan bobot orang-orang/yang duduk sebagai panitia pelaksanaan dalam kegiatan yang direncanakannya. Hal ini perlu selain untuk menjamin kelancaran jalannya kegiatannya kelak, mencantumkan nama orang terkenal dan orang yang berpengaruh sering dapat menjadi semaam “personal guarantee” bagi suatu proposal.
2.7 Anggaran Biaya Kegiatan
perlunya mencantumkan anggaran biaya kegiatan dalam sebuah proposal tentu tiddak perlu dipertanyakan lagi. Anggaran biata yang terlalu kecil pasti akan memersulit pencapaian tujuan. Sebaliknya, anggaran biaya yang terlalu besar sering pula menjadi penghambar untuk diterimanya suatu proposal oleh penyandang dana. Umumnya para penyanang dana akan mempertimbangkan rasio besarnya biaya yang dikeluarkan dan besarnya manfaat pelaksanaan kegiatan yang diusulkan.
Oleh karena itu, para pengaju proposal harus menyusun anggaran biaya yang logis dan realistis, serta perlu memperhatikan keseimbangan antara pengeluaran dan pemasukan/penghasilan. Untuk proposal yang berujuan komersial, penyusun proposal perlu membuat estimasi besarya keuntungan yang akan diperoleh. Jika estimasi itu masuk akal. Para penyanang dana atau para pengambiul keputusan kemungkinan besar akan menyetujui proposal yang diajukan.
Anggaran biaya dalam proposal hendaknya terinci. Rincian biaya tersebut dapat diklasifikasikan atas tiga kelompok, yaitu
1) rincian biaya persiapan
2) rincian biaya pelaksanaan
3) rincian biaya pelaporan.
Sumber: Buku "Aneka Surat Statuta, Laporan, & Proposal", karya Lamuddin Finoza, my beloved University Instructor
Tidak ada komentar:
Posting Komentar