Bahasa Surat

Syarat utama membuat karangan nonfiksi seperti surat resmi, bahasnya harus jelas, lugas, umum (memasyarakat), pemakaian kata-kata baku, pemakaian ungkapan tetap, dan pemakaian ejaan yang benar.

1. Bahasa yang jelas
Yang dimaksud dengan bahasa yang jela adalah bahasa yang tidak memberi peluang untuk ditafsirkan secara berbeda. Bahasa dikatakan jela jika dua orang atau lebih mempunyai penafsiran yang sama tentang suatu maksud. Hakikat penafsiran yang sama bukanlah asal mengerti saja, melainkan memahami suatu maksud secara mendalam dan tuntas.

Bila maksud seorang penulis dipahami oleh pembaca secara utuh dengan penafsiran tunggal, berarti bahasanya jelas. Bila maksud penulis tidak dimengerti oleh pembaca; atau dimengerti, namun penafsirannya ganda (taksa), berarti bahasanya tidak jelas.

Ketidak jelasan dapat disebabkan oleh banyak faktor mulai dari kesalahan ejaan sampai ketidaktapian penataan kalimat dan alinea.

2. Bahasa yang Lugas

Lugas dapat diartikan ‘sederhana, bersahaja (simple), langsung pada permasalahan (straight to the point)’. Dalam bahasa inggris ada juga ungkapan lain yang maksudnya dapat disejajarkan dengan lugas, yaitu businesslike. Seperti diketahui, dalam dunia bisnis orang menginginkan segala sesuatu serba cepat dan serba praktis. Makna itulah yang dihimpun ke dalam satu kata, yaitu lugas. Bahasa ini berarti ‘lagsung menunnjuk permasalahan dantidak bertele-tele atau berbelit-belit’. Hal tersebut, kata-katanya tidak boleh berlebihan dan secara keselutuhan isi surat tidak berpanjang-panjang. Walaupun isi surat lugas, maksud yang diinginkan oleh penulisnya tetap terungkap.

Untuk menimbulkan gagasan yang sama tepatnya dalam pikiran pendengar atau pembiara seperti yang dipikirkan oleh pembicara atau penulis kita harus menggunakan kalimat efektif.

Kalimat Efektif tersebut adalah
a) ketatabahasaan
b) kesepadanan= keseimbangan antara gagasan dan struktur bahasa yang dipakai
c) kehematan
d) kesejajaran
e) ketegasan=penonjolan ide pokok
f) kecermatan=tidak menimbulkan tafsiran ganda/keambiguan
g) kepaduan atau koherensi=hubungan timbal balik yang jelas antara unsure-unsurnya
h) kelogisan
(untuk kalimat efektif, anda bisa googling karena di sana pun sangat banyak pengertiannya)

3. Bahasa yang Umum

Yang dimaksud dengan bahasa yang umum dalam pembahasan ini adalah bahasa resmi yang memasayarakat; bahasa baku yang dipakai di depan umum; bahasa yang dipahami oleh seluruh lapisan masyarakat. Ciri bahasa umum adalah pilihan katanya harus mengutamakan selera masyarakat umum, bukan selera sekelompok orang, apalagi selera pribadi.

Berikut ini disajikan contoh kata-kata dan ungkapan yang dimaksud.

Bersama ini
Dengan hormat
Dengan ini
Hal/perihal
Hormat kami/ hormat saya
Lampiran
Melalui surat ini

Nota bene(N.B.)
Salinan
Terlampir
Tertanda
Untuk perhatian (u.p.)
Untuk beliau (u.b.)
Wassalam

4. Kata yang baku

Seperti diketahui, kata-kata bahasa Indonesia berasal dari berbagai bahasa daerah dan bahasa asing. Karena itu, demi keseragaman, keseluruhan kata itu perlu dibakukan terlebih dahulu. Kata-kata pungut itu tidak lagi terikat pada bentuk asalnya sehingga ketentuan tentang tata bunyi (fonologif), tata bentuk (morfologis), dan tata makna (semantic) sepenuhnya terikat pada aturan atau kaidah bahasa Indonesia.

5. Ungkapan Tetap atau Ungkapan Idiomatik

Susunan kata-kata ungkapan tetap bersifat permanent. Unsure-unsurnya tidak boleh dipertukarkan dan tidak boleh ditambah atau dikurangi.

Berikut ini disajikan sebagian contoh ungkapan tetap itu.

Berbicara tentang
Berdasarkan pada
Bergantung pada
Berkenaan dengan
Bermusyawarah tentang
Berpasangan dengan
Bertalian dengan
Diperuntukkan bagi
Disebabkan oleh
Sehubungan oleh
Sehubungan dengan
Seirama dengan
Sejalan dengan
Sesuai dengan
Terdiri atas
Terbuat dari
Tergantung pada

6. Pemakaian Ejaan yang Disempurnakan (EYD)

Ruang lingkup isinya meliputi
(1) pemakaian huruf
(2) penulisan huruf
(3) penulisan kata
(4) penulisan unsure serapan
(5) pemakaian tanda baca

Sumber: Buku "Aneka Surat Sekretaris & Bisnis Indonesia", karya Lamuddin Finoza.